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Gmail: Trucos y consejos para aprovechar al máximo el correo de Google

El mejor servicio de mail tiene muchas opciones de configuración que no todos conocen.

Hace años que existe Gmail, el mejor correo Web del mundo. Pero además de la gente que sigue usando Hotmail, Yahoo u otros, también hay muchas personas que no aprovechan la infinidad de opciones de configuración que ofrece el servicio de mail de Google.

Por ese motivo, recopilamos algunos trucos y consejos para aprovechar Gmail al máximo.

☑ Etiquetas. Creá etiquetas para organizar tus mails en categorías. Son como carpetas, pero podés agregar más de una a un mismo correo para que sea más fácil buscarlo.

Se pueden manejar desde la pestaña “Etiquetas”, dentro de Configuración. Allí, entre otras cosas, podemos elegir si verlas todo el tiempo en la barra de la izquierda u ocultarlas. También se puede elegir mostrarlas solamente cuando hay elementos no leídos.

☑ Estrellas. Destacá los mensajes para que sean más fáciles de encontrar. Cuando veas un correo importante que no quieras olvidar, marcalo con una estrella ✰.

☑ Bandeja de entrada. La bienvenida al correo tiene que ser la que mejor se adapte a nuestra forma de trabajar. Gmail ofrece una Predeterminada, en la que podremos elegir las categorías de mensajes que queremos ver en Recibidos. Otra opción es tener más arriba los “Correos Importantes” o tener primero los correros no leídos o los “Prioritarios”.

☑ Seguridad. Si dejaste tu Gmail abierto en una computadora que no es tuya, cerrá la sesión a distancia desde “Detalles”.

☑ Offline. Seguí trabajando con tu bandeja de entrada aunque no tengas acceso a Internet con la extensión Gmail sin conexión para Chrome. Cuando estás desconectado, podés leer, archivar, etiquetar, eliminar y redactar mensajes, entre otras operaciones. Cuando te vuelvas a conectar, todas tus acciones pendientes se ejecutarán automáticamente en tu cuenta de Gmail. La función se puede activar directamente en Configuración -> Sin conexión.

☑ Silenciá las conversaciones que ya no te interesen, haciendo clic en el botón “Más” que hay encima del mensaje y seleccioná “Silenciar”. La función es ideal para esas conversaciones grupales que no nos interesan y de las que no vamos a participar. Si silenciamos una conversación, los nuevos correos no entrarán a la bandeja de entrada: irán directamente a Archivo. De todas formas, podremos encontrarlos buscando palabras clave. Y también podremos buscar todos los correos silenciados, si buscamos con la palabra clave “is:muted” en Gmail.

☑ Enviar y archivar: Archivar un mensaje significa sacarlo de tu bandeja de entrada de Gmail (Recibidos) y guardarlo en la pestaña “Todos” para poder tener libre y ordenado tu Inbox. Si alguien contesta un mensaje que tenías archivado, la conversación que incluya ese correo volverá a aparecer en tu bandeja de entrada.

☑ Deshacer: ¿Encontraste un error, o le enviaste el mail a la persona equivocada? Desde Gmail podés deshacer el envío hasta 30 segundos después de que hayas apretado “Send”. Esta opción se habilita en Configuración; General. Se puede elegir cuánto tiempo tendremos para deshacer el envío: lo mejor es poner el máximo, 30 segundos.

☑ Lista de tareas: Llevá un registro de todo lo que tenés que hacer desde tu mail. En el menú desplegable de la esquina superior izquierda, podés elegir la opción “tareas” y armar una lista de todos tus pendientes.

☑ Alias de correo para filtrar los mensajes: Si necesitás suscribirte a distintos newsletters para estar informado de temas relevantes de tu trabajo, pero no querés que te inunden la bandeja de entrada, podés añadir el símbolo “+” y cualquier combinación de letras o números después de tu nombre de usuario. Así se puede generar una dirección con filtro para recibir esa información. Por ejemplo: si tu dirección es roberto@gmail.com para suscribirte a los servicios o newsletter podés registrarte con la dirección roberto+newsletters@gmail.com. De esta forma se pueden crear infinitos correos: roberto+viajes@gmail.com para recibir información de vuelos o pasajes, o roberto+racing@gmail.com para filtrar todos los correos relacionados a nuestro club.

Una vez creadas estas cuentas, podremos crear filtros, para que automáticamente los correos enviados a una dirección específica reciban una etiqueta, e incluso se puede hacer que no entren en la bandeja de entrada y vayan directamente a esa etiqueta.

Para crear filtros hay que ir a Configuración, Filtros y direcciones bloqueadas y crear un nuevo filtro. Allí podremos elegir si filtrar por la persona que los manda, a quién se lo mandan (roberto+viajes, por ejemplo) o incluso por asunto, palabras clave o cosas que no contiene. Una vez configurado eso hay que hacer click en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda” y elegir qué queremos hacer.

Ahí tendremos varias opciones, como “Omitir recibidos” para saltar la bandeja de entrada, marcarlo leído, aplicar una etiqueta o reenviarlo.

Los filtros también se pueden crear desde un correo electrónico, haciendo click en el triángulo que apunta hacia abajo en la esquina superior derecha de un mail para elegir “Filtrar este tipo de mensajes”.

☑ Atajos. Ahorrá tiempo en Gmail con los atajos del teclado. En una PC, hay que ir a Configuración, ir a “Accesos directos de teclado”. En un dispositivo Android, si tiene un teclado externo, podremos utilizar las siguientes teclas con accesos directos.

☑ Bloquear. ¿Alguien nos manda muchos correos molestos y no queremos marcarlo como spam? Gmail permite bloquear cuentas, un método bastante drástico para no volver a recibir correos de una persona o cuenta específica. Solamente hay que ir a las opciones del correo -el triángulo al lado de responder- y elegir “bloquear a tal persona'”.

☑ Traductor. Otra opción interesante de Gmail es el sistema de traducción. Cuando nos llegue un correo en otro idioma podremos ir a las opciones del mensaje y elegir “Traducir mensaje”. No, no va a ser una traducción muy correcta, pero servirá para entender el sentido general del correo electrónico.

☑ Puntos que no importan. Hace años que tenés tu cuenta de Gmail. Y siempre la decís igual Juan.Perez@gmail.com. ¿Estás seguro? Te equivocaste. Si mandan un mail a juanperez@gmail.com, o a j.uan.perez@gmail.com o a j.u.a.n.perez@gmail.com también te va a llegar. Los puntos, para Gmail, no importan

☑ Buscador. Para búsquedas específicas en Gmail, podés usar los operadores de búsqueda para acotar los resultados y encontrar más rápido lo que necesitás. ¿Algunos de los más usados? Buscar por remitente, destinatario, mensajes que cumplan con determinadas condiciones, que tengan adjuntos o un tamaño superior o inferior a ciertos MB. Más información en este link.

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